Бухгалтерия — боль и страдания для любого собственника и руководителя digital-агентства. В ней невозможно разобраться за один вечер, требования постоянно меняются, а законодательные нормы и принципы иногда противоречат здравому смыслу.
Некоторые предприниматели ведут учёт самостоятельно — для ИП это оптимальное решение. По мере роста учёт передаётся штатному или внештатному бухгалтеру. В этот момент появляется обманное чувство, что всё под контролем. Ошибка: на самом деле проблемы могут копиться месяцами.
Как понять, что у вас проблемы, которые нужно срочно разгребать? Я собрала «звоночки», которые дают понять, что ваш бухучёт превращается в хтонический хаос.
1. Пришло требование об уплате налога / взносов ПФР
Если получили требование — значит, по налогам или взносам есть задолженность. Наличие такой задолженности означает, что данные в вашем учёте и в учёте налоговой инспекции различаются. Появляется беспокойство, а не снимут ли завтра ещё тысяч 10 – 50 – 100.
Деньги по неоплаченному требованию снимают без акцепта — платёж списывается в момент поступления инкассо (требования о платеже от ФНС) без вашего согласия или даже уведомления. По «закону подлости» деньги списывают тогда, когда вы их уже подготовили на оплату подрядчику за очень важную услугу.
2. Заблокировали счёт за несдачу декларации
Самый частый повод для блокировки расчётного счёта — несдача налоговых деклараций. В ситуацию с неожиданными блокировками попадают, например, ИП, которые забывают перейти на «упрощёнку» и не сдают декларацию по НДС. Или ООО, которые не ведут деятельность — их руководители тоже частенько забывают про отчётность.
При несдаче отчётности счёт заблокируют примерно через 10 дней после пропущенного дедлайна. За это начислят штраф — 1000 рублей за каждый нулевой отчёт и 20% от суммы налога за ненулевой. После подачи деклараций счёт должны разблокировать в течение одного рабочего дня.
Вы руководитель и лично сдаёте отчётность? Это сигнал, что пора делегировать работу бухгалтеру или аутсорсинговой компании. Хороший специалист не допустит просрочек, а бухгалтерская компания страхует риски и несёт ответственность перед клиентом по договору.
У вас уже есть бухгалтер, и случился такой косяк? Ответственный бухгалтер (или бухгалтерская фирма) компенсирует вам этот штраф.
3. Есть агентский договор, но нет документа «Отчёт агента»
Часто у агентства отсутствуют первичные документы по агентским сделкам. В 90% случаев бизнес не утруждает себя кропотливым сбором «первички». Агентская сделка даёт поблажку — позволяет не показывать в доходах бо́льшую часть оборота, облагая налогами только агентское вознаграждение. Но это разрешено лишь в одном случае: когда все документы в наличии и оформлены корректно.
Отчёт агента — обязательный и основной документ при оформлении агентской сделки. Если его нет, вам придётся уплатить налоги со всей полученной от клиента суммы (в том числе с бюджета на рекламу, который уж точно не должен облагаться налогами). При проверке доначислят налоги со всех поступлений по договору и начислят штраф 20% от суммы недоимки и пени.
Если вы экономите на налогах, используя агентские договоры, прямо сейчас пойдите и проверьте, что у вас в наличии распечатанные отчёты агента за каждый месяц работы. Если отчётов нет, но есть бухгалтер, срочно поручите ему эту работу.
4. Контрагент отказался работать, так как у агентства нет ЭДО
Для большинства крупных компаний электронный документооборот (ЭДО) — обязательное условие работы с контрагентом. ЭДО позволяет отправлять и принимать первичные документы: счета, акты, накладные, счета-фактуры. «Яндекс.Деньги», «ВКонтакте», Microsoft — все эти компании активно используют в работе электронный документооборот и настойчиво мотивируют клиентов к нему подключаться.
Некоторые серьёзные компании требуют обязательного использования ЭДО от своих подрядчиков и прописывают это условие в договоре. Если бухгалтер не умеет / не знает / не хочет заниматься подключением и настройкой ЭДО, вы можете потерять хороший заказ.
Исправить ситуацию можно только одним способом — подключиться к ЭДО. Хороший бухгалтер сделает всё сам: от вас нужно только принципиальное согласие.
5. Клиент ждёт бухгалтерские акты более недели
Давайте вспомним, как вы работаете с клиентом:
- клиент оплачивает услуги, скорее всего, по предоплате;
- вы эти услуги оказываете;
- пишете отчёт о проделанной работе за месяц;
- клиент принимает отчёт;
- выставляете счёт на следующий месяц и ждёте оплату;
- потом продолжаете работать над проектом;
- отчёт за месяц;
- счёт на оплату;
- оплата;
- работа…
Похоже? Где в этой цепочке бухгалтерский акт?
Чтобы сделать бухгалтерский акт, нужно выдернуть себя из этого круговорота. Собраться с мыслями и дать бухгалтеру список выполненных работ и суммы для закрытия. Когда работы сделаны большую или меньшую сумму (потому что в середине месяца вы добавили денег на клиентский аккаунт в «Яндекс.Директ», или, наоборот, открутили не полностью), необходимо сообщить об этом бухгалтеру. Практика показывает, что директору это сделать сложно — вечно нет времени.
Решить проблему можно несколькими способами.
- Возложить эту обязанность на специалистов или менеджеров.
- Нанять секретаря или помощника, который будет отвечать за эти вопросы.
- Делегировать задачу бухгалтеру, который изначально готов работать с первичными документами и имеет опыт общения с контрагентами.
Проблема в том, что многие удалённые бухгалтеры терпеть не могут выписывать «первичку» и тем более коммуницировать с клиентами. К счастью, есть и те, кто делает это профессионально и без недовольств.
6. Клиент не оплачивает услуги, пока его бухгалтерия / юристы / любимая собака не согласует
Слышали ли вы об уловках крупных компаний, которые дают внутреннее распоряжение не оплачивать уже оказанную услугу и до предела тянуть с платежом? Это даёт крупной компании возможность прокрутить ваши деньги в собственных целях. Другой вариант: компании, в которых сотрудникам нужно доказывать руководству свою значимость. Их юристы, отрабатывая зарплату, присылают вам миллион правок в договоре, а потом ещё правки на ваши правки. Аналогично поступают бухгалтеры, которым доверяют проверять легальность сделок.
Если клиент не платит по надуманным причинам, а компания не предпринимает никаких попыток, чтобы эту ситуацию разрешить, это может стать причиной накопления дебиторской задолженности и финансовых проблем. Бесконечные уточнения реквизитов, жалобы на валютный контроль банка, на непрофессионализм операциониста, на непривычный вид акта или счёта, бесконечные согласования договоров — все это оттягивает получение вами денег.
Грамотный бухгалтер должен проводить переговоры с бухгалтерией контрагента и снимать все формальные препятствия, стоящие на пути получения денег.
7. Клиент просит счёт, а всем некогда
Кто у вас в компании выставляет счета — вы сами, секретарь или бухгалтер? Сколько по времени ждёт клиент, чтобы оплатить ваши услуги?
Если на вас работает удалённый бухгалтер, вероятна ситуация, когда он недостаточно оперативно выставляет счета вашим клиентам. Поэтому вы делаете всё сами или поручаете менеджерам или специалистам. Сколько это отнимает вашего времени? Сколько времени тратят ваши сотрудники на выставление счёта вместо того, чтобы делать свою работу?
Как решить эту задачу: сотрудник, который выставляет счета, должен быть всегда под рукой. Например, в чате мобильного телефона. Пишете ему название фирмы, ИНН, за что платить, сумму. Сотрудник делает счёт и отправляет его клиенту нажатием одной кнопки в программе «1С».
Обязанность по выставлению счетов можно возложить и на бухгалтера. Некоторые бухгалтеры не соглашаются работать с первичной документацией, т. к. эта работа не требует особенной квалификации, но отнимает много времени. Да, вероятно, удалённому бухгалтеру это будет обременительно. А вот в бухгалтерской фирме есть специальный сотрудник, в чью обязанность входит именно «первичка», и главбухи не страдают от рутинной работы.
8. Отчётность не распечатана, а оплата онлайн-сервиса подходит к концу
Онлайн-сервисы дают иллюзию полного контроля. Поэтому распечаткой или хотя бы сохранением на диск копий документов обычно никто не занимается.
Это становится проблемой в трёх случаях:
- когда вы меняете онлайн-сервис;
- переходите из онлайн-сервиса на обслуживание к профессиональному бухгалтеру;
- меняете оператора электронного документооборота.
Документы из онлайн-сервиса не выгружаются автоматически, придётся сохранять каждый счёт, каждый акт и отчетность за последние полных три года (на момент написания статьи это 2014, 2015, 2016 и начало 2017 года).
И даже если вы не планируете отказываться от онлайн-сервиса, лучше начать готовить архив заранее. Просто заведите такую привычку. Ведь когда это потребуется, придётся скачать, упорядочить и рассортировать документы по учёту за четыре года.
Что нужно сделать прямо сейчас, если вы используете онлайн-сервис или сдаёте отчётность электронно: пойти и узнать, сохранил ли, распечатал ли бухгалтер документы из сервиса.
9. Клиент не платит, нужно найти оригинал договора, чтобы передать юристу на взыскание через суд, но оригинала нет
Бардак в документах — верный признак, что учёт ведётся неправильно, нелогично и с большим количеством ошибок. До поры до времени это не мешает работе. Но в один прекрасный день ком проблем может похоронить под собой бизнес.
Предположим, вы решили обратиться в суд и взыскать с нерадивого клиента один миллион рублей. Предстоит доказать, что работы выполнены, и сделаны качественно. Как будете доказывать? Только по договору. В digital-агентствах лишь договор определяет, какая услуга и на каких условиях должна быть оказана. Это не товар, который можно продавать без договора. Ну вот представьте себе, цена вопроса — миллион рублей, а у вас нет оригинала. Электронной переписки в суде будет недостаточно.
Когда документы пылятся в задвинутых под сто коробках, ситуацию можно решить. Разобрать, рассортировать и упорядочить — нудная, кропотливая, но важная работа.
Если же оригиналов нет в принципе — нужно срочно подключать бухгалтерию. Бухгалтер — как раз тот человек, который точно знает, каких документов не хватает. Он должен составить список недостающих документов и начать их сбор как можно скорее.
10. Бухгалтер увольняется перед годовым балансом или перед отчётным периодом
Штатный сотрудник может предупредить о своём уходе за две недели перед увольнением. Или просто не выйти однажды на работу, принеся через две недели закрытый больничный. И вы ничего не можете с этим поделать. Если у вас были хорошие отношения с бухгалтером, вы не задерживали оплату, не обижали человека, то такое увольнение свидетельствует лишь о том, что «запахло жареным». Вероятно, бухгалтер чего-то испугался.
Проблему нужно решать срочно, чтобы не попасть на штрафы. Первым делом проверьте, остались ли у вас документы и база «1С», не прихватил ли их с собой бухгалтер. Если документы и база на месте, проверьте, не являются ли реальной причиной увольнения серьёзные ошибки учёта. Для этого закажите экспресс-аудит бухгалтерского учёта у независимой бухгалтерской компании.
Если документов или базы нет — бейте тревогу. Обратитесь к профессиональному бухгалтеру для подстраховки. Для розыска пропавших документов и базы можно обратиться в полицию.
Разобраться во всем и решить проблему сможем мы: https://aktbuh.ru/documents/download/84-dogovor-okazanija-uslug-po-vedeniju-buhucheta.html
Оставить комментарий